5 Tipps, um die tägliche Mail-Flut in den Griff zu bekommen

Eine Stelle in „Digital Burnout“ von Alexander Markowetz (siehe auch mein Beitrag hier) gefällt mir ja ganz besonders. Es geht um die unbewusste Arbeitsbeschaffung im Büro. Der Chef schreibt eine Mail mit einem Auftrag an einen Mitarbeiter. Dieser hat eigentlich keine Zeit dafür, will sich aber keine Blösse geben. Also antwortet er mit einer Gegenfrage. Ball wieder beim Chef, eigenes Tor bzw. eigener Maileingangsordner sauber. Oder er antwortet, dass für dieses sicher wichtige Projekt auch noch Kollege X und Y involviert werden müssen, die dann im CC sind. Diese haben auch keine Zeit. Und so werden am Ende nur Bälle hin und her geworfen. Tote Arbeitszeit ohne Output. Ihr kennt das alle aus den Sitzungsmarathons: In dieser Zeit bleibt die eigentliche Arbeit liegen.

(c) Fotolia

Über diesem Bild habe ich lange gebrütet. Es ist tatsächlich so, dass unsere Arbeit heute oft aus dem Abarbeiten von Mails besteht. Wenn mir was unklar ist, schreibe ich dem Team eine Mail. Bei mir ist es dann vom Tisch. Bis das Mail zurückkommt mit einer neuen Aufgabe für mich. So drehen wir uns immer um die eigene Achse und arbeiten fahrig und unkonzentriert, weil wir gar nie in die Tiefe gehen können. Digitaler Burnout eben.

Dem arbeite ich entgegen und habe für mich 5 Punkte entwickelt:

Erstens

Das Team ist informiert, dass ich bei Mails nur noch in Kopie gesetzt werden will, wenn
A) ich etwas wissen muss, weil es meine Arbeit beeinflusst
B) es übergeordnet wichtig ist
C) es nach aussen besser wirkt, wenn ich im CC bin.

Zweitens

Bei externen Mailabsendern gehe ich mittlerweile soweit, dass ich bei Wiederholung darum bitte, mich jeweils aus den CCs zu löschen, wenn es mich nicht explizit braucht oder der Inhalt für mich eigentlich keine Relevanz hat. Dieser Schritt war so befreiend! Mein Team ist fähig, ich muss nicht alles wissen. Ich brauche doch Platz in meinem Gehirn für andere Sachen!

Drittens

Bisher habe ich mich tagtäglich chronologisch durch meine Mails geackert. Die neuesten zuerst, dann sind sie gleich wieder weg. Danach nach Wichtigkeit und Relevanz (und Lust…). Aber, Leute, das macht Apfelmus aus dem Gehirn – und ich weiss, wovon ich da rede. Ich habe mich umstrukturiert, in Anlehnung an das hier vorgestellte Pomodoro-Prinzip (25 Minuten konzentriert an der Sache, 5 Minuten Pause).

Ich nehme mir ein Thema vor – zum Beispiel «Mediadaten 2019» – und markiere dann ALLE Mails, die irgendwie mit den Mediadaten zu tun haben. Danach arbeite ich diese Mails ab, egal ob deren Inhalt für mich gefühlt wichtig ist oder nicht. Thematisch bin ich aber die ganze Zeit beim Thema Mediadaten und somit hochkonzentriert. Ich bin so viel produktiver.

Viertens

Ich arbeite dezentral im Homeoffice und erhalte viele Telefonanrufe vom Team. Neu habe ich darum gebeten, wo möglich unwichtige Infos/Fragen zu sammeln und dann gestaffelt anzurufen. Das zerfleddert mir den Arbeitstag weniger. Ich selber schreibe weniger Mails mit kleinen Fragen ans Team, sondern sammle diese und rufe eher mal an. Naja ich probiere es zumindest. Ich weiss, dass da noch Luft nach oben bei mir ist.

Fünftens

Es. Sind. Nur. Mails. Get over it.

 

Dies ist mein Weg zu mehr Effizienz (und entspanntem Gehirn) im Arbeitsalltag. Habt ihr noch weitere Tipps, wie man die E-Mail-Flut in den Griff bekommt?

 

 

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Ein Gedanke zu „5 Tipps, um die tägliche Mail-Flut in den Griff zu bekommen

  1. Punkt drei finde ich interessant, das probiere ich aus! (ich arbeite eh schon mit Blockzeiten für bestimmte Themen, habe die Mails aber immer als eigenen Block eingeplant) da passt das wunderbar mit rein. Handkehrum muss man sie dann trotzdem zweimal anschauen, was natürlich auch Zeit kostet. Ämel solange die Gegenseite nicht imstand ist, relevate Betreffzeilen zu machen.

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